משפך הפוקוס (Focus Funnel) ניהול זמן ב-2021 | מאמר אורח | אריק אינגבר
לנוכח המציאות של שיבוש כפול – הקורונה והקדמה הטכנולוגית המואצת, אנו מוצאים את עצמנו במציאות בה אנו צריכים להפיק הרבה יותר בקצת זמן. בהסתכלות עבר על ניהול זמן, אם נערוך סקר קצר בקרב עובדים בארגונים ונשאל מהו המודל הנפוץ ביותר שעוסק בניהול זמן, אז מרבית העובדים יציינו את המודל דחוף-חשוב המכונה גם 'שיטת אייזנהאואר' (ובצדק).
אבל, האם המודל 'דחוף וחשוב' עדיין רלבנטי לשנת 2021? (בתכל'ס אם עוד משהו אחד יגיע לי חשוב ודחוף בסדנה לניהול זמן אני אשתגע). בואו נכיר הסתכלות אחרת ונדבר על 'משפך הפוקוס'. ניהול זמן היא מיומנות חשובה עבור אנשי הדרכה ולמידה. ולא רק.
מטריצת ניהול הזמן הנפוצה ביותר 'שיטת אייזנהאואר'
מי שלא מכיר את שיטת אייזנהאואר (בתמונה) מוזמן לקרוא עוד כאן.
משפך הפוקוס 'Focus Funnel'
משפך הפוקוס מכניס למטריצת ניהול זמן מימד נוסף והוא משמעות. המודל מציע לבחון את המשימות לא רק בהיבט של תיעדוף אלה גם בהיבט של המשמעות שלהם. כלומר, האם השקעת זמן בהווה במשימה מסוימת תניב חיסכון בעתיד.
לפני שאציג את המודל החדשני, כמה מילים על האיש שפיתח את המודל:
רורי ואדן, מומחה עולמי בניהול זמן, מייסד ושותף של חברת Brand Builders, נואם בעל שם עולמי, נבחר לאחד ממאה הדוברים המובילים בעולם על ידי מגזין ,INC מחבר רבי המכר:
"Take the Stairs: 7 Steps to Achieving True Success" "Procrastinate on Purpose"
מהו מודל 'משפך הפוקוס'?
הנחות עבודה של המודל 'משפך הפוקוס'
על מנת שנוכל ליישם את המודל בהצלחה, יש לקבל 5 הנחות עבודה:
- ביטול משימות – להרשות לבטל משימות, מתוך הבנה כי לא כל המשימות חייבות להיעשות תמיד ובכל זמן.
- דחיית משימות – להרשות לדחות משימות למועד אחר, מתוך ההבנה כי דחיית המשימות מנוהלת והדחייה מתבצעת מוך החלטה מושכלת שהמשימה תבוצע ברגע הנכון והמתאים ביותר לביצוע המשימה
- ריכוז משימות –להרשות להתרכז רק במשימה מסוימת ולסיים אותה ולא להתפזר למשימות אחרות.
- תהליכים אוטומטיים – להרשות להשקיע זמן ומשאבים כדי להפוך תהליך מסוים לאוטומטי, או לחילופין לתהליך שיבוצע בעתיד כ"טייס אוטומטי"
- האצלת סמכויות – להרשות להאציל סמכויות מתוך ההבנה שהמשימה לא תבוצע ברמה של מי שהאציל את הסמכות. יש לקחת בחשבון שבהתחלה התוצר לא יהיה מושלם, אך לאורך זמן הרמה של התוצר תעלה ככל שהמומחיות של המואצל תעלה..
איך מודל 'משפך הפוקוס' עובד? ניתוח מקרה
ניקח לדוגמא דני, מנהל הדרכה בארגון עסקי שזאת רשימה, חלקית, של המשימות שלו:
- גיוס והכשרת מדריכים חדשים
- חניכה וניהול מקצועי של מדריכים
- ליווי מנהלים בעבודתם השוטפת
- בנייה ויישום סדנאות וכלים לתמיכה ביעדים האסטרטגיים הארגון.
- אחריות על פיתוח חומרי הדרכה ומערכי קורסים
- משוב והערכה על הקורסים
- ארגון כנסי הדרכה וימי עיון לעובדים, מדריכים ומנהלים
מה כעת דני יכול לעשות עם שלל המשימות לפי המודל?
1. בשלב הראשון דני צריך לעבור על כל המשימות ולבחון האם המשימות חייבת להיות מבוצעת השנה או שהוא יכול לבטל אותם מרשימת המשימות שלו.
למשל, דני מארגן בשנה 6 ימי עיון לעובדים בארגון, אז דני יכול להחליט שבשנת 2021 הוא מארגן רק 5 ימי עיון או לחילופין דני מחליט שהשנה הוא לא מלווה 5 מנהלים, אלה מלווה 4 בלבד. דני מחליט ביודעין על ביטול של חלק מהמשימות, מתוך הבנה שאי אפשר לבצע את כל המשימות ולא כל המשימות חייבות להתבצע השנה.
2. בשלב השני, דני בוחן אילו משימות הוא יכול להפוך לאוטומטיות (בין אם מדובר בתהליכים טכנולוגים או בתהליכי לאוטומטיות באמצעות תהליכי עבודה) ואילו משימות הוא לא יכול להפוך לאוטומטיות.
למשל, דני מחליט להפוך את אחת מהסדנאות הפרונטליות שהוא מעביר לעובדים לסדנא דיגיטלית בלמידה עצמית או לחילופין דני מחליט לפתח אפליקציה עבור הארגון שתהפוך את תהליך קליטה של עובד חדש לדיגיטלי ואוטומטי בחלקים מסוימים. דני בוחר להשקיע זמן כעת בפיתוח תהליכי אטומיזציה, מתוך הבנה שבעתיד יחסך לו זמן.
3. בשלב השלישי דני בוחן אילו משימות הוא יכול להאציל לאדם אחר או גוף אחר, לא בהכרח לעובד שהוא כפיף שלו ואילו משימות לא ניתן.
למשל, דני פונה למכללה כל שהיא ומבקש מהם שיפתחו עברו לומדה במסגרת פרויקט הגמר לסטודנטים בתואר 1 או לחילופים דני מחליט לרכוש מספר מינוים לקורסים ב- Courseraעבור העובדים, במקום לפתח ולהעביר קורסים בעצמו לעובדים. דני מעביר את המשימות שלו לגופים ו/או שותפים אחרים בסביבתו.
4. בשלב הרביעי והאחרון, דני שואל את עצמו האם צריך לבצע את המשימה עכשיו או שניתן לדחות אותה. במידה והתשובה שלא ניתן לדחות את המשימה אז דני מבצע אותה במיידי, במידה וניתן לדחות אותה אז דני דוחה את המשימה ומגיעה אליה בהמשך.
לסיכום
המודל, במבט ראשוני, יכול להיתפס כפשוט, אולי כברור מאליו, אך רורי ואדן מציע דרך חדשה להסתכל לא רק על מתי אנחנו מבצעים את המשימות, אלא כיצד אנחנו מבצעים את המשימות, אם בכלל אנחנו בוחרים לבצע אותם. אני ממליץ בחום לנסות את מודל 'משפך הפוקוס' אתם תראו את היעילות והאפקטיביות שלו כבר בטווח זמן קצר מאוד.
תודה לרענן באבאני, על התרומה לכתיבת מאמר זה.
מוזמנים להצטרף למעגל החברים המקצועיים שלי ברשתות החברתיות,
אריק.
הפניות
Procrastinate on Purpose (Youtube video) – Click here
The High Price of Multitasking – Click here
3 Reasons Multitasking Is A Huge Waste of Time (And How To Stop Doing It) – Click here
כותב המאמר
אריק אינגבר
מומחה בעולמות ההדרכה והלמידה עם דגש על חדשנות, טכנולוגיה ויזמות. בעל תואר שני בייעוץ ארגוני מאוניברסיטת תל אביב וניסיון של למעלה מעשר שנים בתפקידי הדרכה הכוללים ניהול מרכזי יזמות, ייעוץ והדרכה בחברות וארגונים.
